Sandra verbringt jeden Montagmorgen dasselbe: Sie öffnet drei Kalender, schreibt fünf E-Mails und wartet auf Antworten. Bis der Termin steht, sind 45 Minuten weg – und das für ein 30-minütiges Meeting.
Laut einer Studie von Doodle verbringen Büromitarbeitende in Deutschland durchschnittlich 4,8 Stunden pro Woche mit Terminkoordination. Fast die Hälfte davon ist reine Koordinationsarbeit ohne Mehrwert. KI kann diesen Teil vollständig übernehmen.
Was KI-Terminplanung konkret macht
Moderne KI-Terminassistenten verbinden sich mit Ihrem Kalender (Google, Outlook, Apple) und übernehmen die gesamte Koordination. Sie senden im Namen der Nutzerin automatische Terminanfragen, erkennen verfügbare Zeitfenster aller Beteiligten, schlagen Optionen vor und bestätigen den Termin – ohne dass Sie eine einzige E-Mail schreiben müssen.
Bekannte Tools in der DACH-Region:
- Calendly: Buchungslinks, automatische Erinnerungen, Zeitzonenabgleich
- Motion: KI plant Ihren Tag automatisch nach Priorität und Deadlines
- Reclaim.ai: Schützt Fokuszeiten, plant Meetings in optimale Lücken
Drei konkrete Zeitersparnisse
1. Buchungslinks statt E-Mail-Ping-Pong: Statt fünf E-Mails hin und her schicken Sie einen Link. Der Gesprächspartner wählt einen freien Slot – fertig. Zeitersparnis: 15–20 Minuten pro Termin.
2. Automatische Erinnerungen: 24 Stunden und 30 Minuten vor dem Meeting sendet das System automatisch eine Erinnerung. Kein manuelles Nachfassen, weniger No-Shows.
3. Folgetermine direkt buchen: Am Ende jedes Meetings generiert die KI automatisch einen Buchungslink für das Folgegespräch. Kein Herumsuchen im Kalender mehr.
So starten Sie heute
Calendly bietet einen kostenlosen Einstieg. Verbinden Sie Ihren Kalender, erstellen Sie einen Buchungstyp (z.B. „30-Minuten-Gespräch“), und teilen Sie den Link in Ihrer E-Mail-Signatur. Ab sofort buchen Kunden, Kollegen und Partner direkt – ohne Rückfragen.
Für komplexere Anforderungen empfiehlt sich Motion oder Reclaim.ai. Beide kosten zwischen 15 und 25 CHF pro Monat und rechnen sich bei einem durchschnittlichen Bürojob in der ersten Woche.
2 Stunden pro Woche zurückgewinnen – das sind über 100 Stunden im Jahr. Mit buero-ki.ch erfahren Sie, welche KI-Tools für Schweizer KMU am besten funktionieren.
