Was regelt das KI-Gesetz der EU für Büros und Unternehmen?

Die EU-KI-Verordnung (AI Act) verpflichtet Unternehmen je nach Risikostufe ihrer KI-Systeme zu Transparenz, Dokumentation und in manchen Fällen zu menschlicher Aufsicht. Hochrisiko-KI erfordert umfangreiche Konformitätsnachweise.

Bis wann müssen Unternehmen den EU AI Act umsetzen?

Die ersten Pflichten aus dem EU AI Act gelten ab August 2026. Unternehmen sollten jetzt ihre eingesetzten KI-Tools klassifizieren, Verantwortlichkeiten klären und interne Richtlinien zur KI-Nutzung einführen.

Welche konkreten Schritte muss mein Büro jetzt unternehmen?

Erstellen Sie eine Übersicht aller genutzten KI-Systeme, prüfen Sie deren Risikostufe nach EU AI Act, dokumentieren Sie Einsatzzweck und Datengrundlagen und schulen Sie Mitarbeitende im verantwortungsvollen Umgang mit KI.

Das KI-Gesetz ist durch: Was Ihr Büro bis August 2026 regeln muss

Am 23. März 2026 hat der Bundestag das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) verabschiedet — und für viele Büros und KMU zählt jetzt die Uhr. Die Bundesnetzagentur wird zentrale Aufsichtsbehörde. Bußgelder bis 50.000 Euro drohen bei Verstößen.

Was bedeutet KI-MIG für Ihr Büro konkret?

Das KI-MIG setzt die EU-KI-Verordnung in deutsches Recht um. Bis zum 2. August 2026 greifen für die meisten Unternehmen drei zentrale Pflichten — unabhängig davon, ob Sie ein Software-Unternehmen oder ein klassisches KMU-Büro sind.

Pflicht 1: Risikoanalyse

Setzen Sie KI ein, um Bewerbungen vorzufiltern, Kreditwürdigkeit zu prüfen oder Leistungsbewertungen zu erstellen? Dann gilt Ihr System als „hochriskant“ nach EU-AI-Act-Definition. Eine dokumentierte Risikoanalyse ist Pflicht — und muss auf Anfrage vorgelegt werden können.

Pflicht 2: Dokumentation der KI-Nutzung

Welche Tools nutzen Sie? Für welche Zwecke? Wer hat Zugriff? Das muss nachweisbar sein — nicht nur intern, sondern auf Anfrage der Bundesnetzagentur. Das DigitalZentrum Chemnitz warnt: Die meisten KMU wissen heute noch nicht einmal, welche KI-Tools ihre Mitarbeitenden täglich verwenden.

Pflicht 3: KI-Texte kennzeichnen

Marketingtexte, Angebote, Newsletter — wenn KI dabei geholfen hat, muss das ab August erkennbar sein. Nicht zwingend mit einem fetten Disclaimer, aber nachvollziehbar und dokumentiert.

Was viele KMU unterschätzen: die Schatten-KI

Das eigentliche Risiko ist nicht der bewusste Regelverstoß. Es ist die inoffizielle Tool-Nutzung: Mitarbeitende verwenden ChatGPT, Grammarly oder Canva AI — ohne dass die Geschäftsführung davon weiß. Das ist die Haftungsfalle des KI-MIG.

3 Schritte, die Sie diese Woche umsetzen können

Tool-Inventar erstellen: Welche KI-Tools sind im Einsatz — offiziell und inoffiziell? ChatGPT, Copilot, Canva AI, Grammarly, Notion AI — alles zählt.
Nutzungszweck festhalten: Wofür wird jedes Tool eingesetzt? Kundenkorrespondenz, Dokumentation, Recruiting?
Kurz-Policy schreiben: Eine halbe Seite reicht. Wer darf was — und was muss dokumentiert werden?

Noch 127 Tage — aber Urlaubssaison kommt

Wer bis Ende April handelt, hat Ruhe. Wer bis Juli wartet, improvisiert im Stress. Das KI-Gesetz ist durch — die Entscheidung, ob Sie vorbereitet sind, liegt jetzt bei Ihnen.

buero-ki.ch unterstützt Sie, KI sicher und compliant im Büroalltag einzusetzen — mit klaren Workflows, ohne Rechtsunsicherheit. Testen Sie den KI-Büroassistenten gratis.