Eine Studie von Microsoft zeigt: Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt fast 58 Stunden pro Monat in Meetings – Tendenz steigend. Was oft vergessen wird: Nach jedem Meeting warten Protokoll, Aufgabenverteilung und Follow-up. Wer das manuell erledigt, sitzt nach jedem Termin nochmal 15–30 Minuten am Schreibtisch.
Hochgerechnet auf 10–15 Meetings pro Woche: bis zu 5 Stunden Nacharbeit. Pro Mitarbeiter. Pro Woche.
Was KI-Protokolle wirklich können
Moderne KI-Meeting-Assistenten tun mehr als nur aufzeichnen. Sie transkribieren das Gespräch in Echtzeit, identifizieren automatisch Aufgaben und Entscheidungen, formatieren das Protokoll nach Ihrer Vorlage und weisen Aufgaben den richtigen Personen zu. Was ein Mitarbeiter früher 20 Minuten lang tippte, erscheint nun 30 Sekunden nach dem Meeting als fertiges Dokument im Postfach.
Drei Tools für DACH-Büros
Otter.ai – Am bekanntesten, starke Transkription auch für Deutsch, Integration in Zoom, Teams und Google Meet. Kostenlos bis 300 Minuten/Monat.
Fireflies.ai – Besonders stark im Aufspüren von Action Items. Verbindet sich automatisch mit Ihrem Kalender und nimmt teil, sobald ein Meeting startet. Ab 10 $/Monat.
tl;dv – Europäisches Tool, DSGVO-konform, Datenspeicherung in der EU. Für DACH-Unternehmen oft die bessere Wahl. Hat eine solide Gratis-Version.
Alle drei funktionieren mit Microsoft Teams, Zoom und Google Meet – ohne IT-Aufwand. Installation dauert 5 Minuten.
So läuft das in der Praxis
Frau Huber leitet ein 12-köpfiges Team in einem Zürcher Dienstleistungsunternehmen. Früher schrieb immer ein anderer Kollege das Protokoll – mit Unlust und wechselnder Qualität. Seit drei Monaten nimmt Fireflies.ai an allen Meetings teil. Ihre Erfahrung: „Ich muss das Protokoll höchstens noch kurz querlesen. Die Aufgaben sind komplett, die Entscheidungen dokumentiert. Es spart mir locker 4 Stunden pro Woche.“
Datenschutz: Was Sie wissen müssen
DSGVO-konforme Tools wie tl;dv speichern Daten in der EU. Sie können Aufnahmen nach der Transkription automatisch löschen. Wichtig: Alle Teilnehmer müssen über die Aufnahme informiert sein – ein kurzer Hinweis zu Beginn des Meetings reicht aus.
Jetzt starten
Richten Sie heute tl;dv oder Otter.ai ein, verbinden Sie es mit Ihrem Kalender und aktivieren Sie es für das nächste Meeting – kein Vertrag, keine Kreditkarte nötig. Jetzt kostenlos testen →
